U današnje vreme veoma je izazovno organizovati neki seminar ili konferenciju. Izazovno u smislu kreativnosti, jedinstvenog pristupa koji će se razlikovati od ostalih, jer je to jedini način da nešto bude i uspešno.
Ideja za seminar ili konferenciju mora biti dobra, unikatna, podjednako interesantna kao i ideja kada planirate da uplovite u neki novi i drugačiji biznis. Potreban je pravilan pristup, dobar plan i savršena priprema kako biste izašli iz monotonije.
Jer ovakvi događaji su uglavnom sinonim za dosadu i svi jedva čekaju da se što pre završe, ali ako osmislite koncept koji će biti zanimljiv učesnicima a opet da ne bude predugačak, na kraju ćete videti zadovoljna i nasmejana lica. Zato prilikom planiranja obratite pažnju na određene elemente koji će dati dozu kreativnosti, a to je upravo u tesnoj vezi sa temom događaja.
Neka lokacija bude zanimljiva i drugačija
Prvi korak je element koji veoma utiče na celokupan koncept seminara ili konferencije, a to je prostor u kome će se oni održati. Sam prostor kod učesnika treba da izazove inspirisanost i da ih podstakne na produktivnost. Obično se svi odlučuju za velike konferencijske sale, koje znaju biti jednolične i dosadne.
Korporativne proslave, kojima firme posvećuju sve veću pažnju, održavaju se u zanimljivim, svečano uređenim prostorima, pa je jedna od ideja da seminar ili konferenciju održite baš na ovakvim mestima. U večernjim satima, sala se može transformisati i može se organizovati neka vrsta korporativne proslave, kako bi se proslavio uspešno odrađen događaj.
Atmosfera treba da bude radna ali i opuštena, pa su sve češće i određeni poslovni objekti smešteni u interesantnim prostorima, čime se izbegava jednoličnost kakva se obično sreće. Naravno korporativne proslave, odnosno prostor gde se one održavaju, se obično dodatno ukrašava i pretvara u luksuzni, ali i za potrebe konferencije ili seminara se lako može prilagoditi a učesnici će uvideti da vam je stalo da i oni budu zadovoljni.
Teme koje su zabavne
Naravno, ovakvi događaji moraju imati određenu temu, koja svakako treba da bude ozbiljna, ali i opuštena kroz određeni zabavni sadržaj. Možete ubaciti određenu muziku, neki zabavni kviz, jer to svi vole, možda i neke nagrade, jer ko ne voli da pobeđuje i osvaja nagrade.
Smešne anegdote organizatora, ali i učesnika sigurno će celom događaju dati jedan veoma zanimljiv pristup i ostaviće odličan utisak. Zabavni delovi treba da se dese u pravom trenutku, kako se ne biste previše udaljili od teme seminara i konferencije. Znači, balansiranje je ključno, i uspeh će sigurno doći.
Sadržaj vam mora biti prioritetna stavka i on svakako mora biti vrhunskog kvaliteta. Edukativan sadržaj znači da govornici moraju biti kompetentni za oblast koja je tema događaja.
Interaktivnost se podrazumeva, jer se kroz diskusiju učesnici lakše odlučuju da učestvuju u događaju. Govornici treba da podstaknu učesnike, da nakon završetka seminara ili konferencije, primene u praksu sve o čemu se pričalo. To je siguran znak da je čitav događaj bio edukativan, zanimljiv i podsticajan za učesnike koji su bili aktivni slušaoci.
Originalna reklamna kampanja
Tradicionalni mediji su i dalje i te kako efektni, ali ipak se velika pažnja mora posvetiti i internet kampanjama, medijima, a naročito društvenim mrežama. Preko njih se najlakše i najbrže dolazi do ciljne grupe, kao i do dobre komunikacije kako organizatora tako i potencijalnih učesnika.
Odlična reklamna kampanja će učešće na vašem seminaru ili konferenciji učiniti traženim, odnosno biće to stvar prestiža jer je to mesto na kom je se u tom momentu poželjno naći.
Ideje sa seminara se kasnije mogu prenositi i besplatno reklamirati a vi ćete biti popularni. Popularnost društvenih mreža je danas zaista fascinantna pa zašto ih onda ne iskoristiti u prave svrhe. Možda interesovanje nakon seminara i konferencije poraste i podstakne vas da češće organizujete ovakvu vrstu događaja.
Razmislite o udobnosti i keteringu
Iako se nekada neke stvari podrazumevaju, ipak nije na odmet pozabaviti se njima detaljnije. Učesnici, kao i govornici moraju imati svoje sedište, a kako će na njemu provesti i do nekoliko časova, potrebno je da sedišta budu udobna. Zatim, kada su planirane pauze, što za osveženje i kafu, što za ručak, potrebno je da ketering koji angažujete bude na najvišem mogućem nivou.
Učesnici će ceniti dobru kafu, hladno i raznovrsno osveženje, a hrana će im sigurno prijati nakon nekoliko sati slušanja sadržaja koji je na programu vašeg seminara ili konferencije. Neka ketering bude raznovrstan, kako bi zadovoljio različite ukuse, i neka ga bude u dovoljnoj količini, jer nećete ostaviti dobar utisak ako svi učesnici ne budu stigli na red kako bi uzeli planirano posluženje.
