Organizacija događaja kao što su seminari podrazumeva ulaganje puno vremena, novca i logističku podršku na ozbiljnom nivou.
Seminari predstavljaju tip dešavanja gde dolaze stručnjaci iz određene oblasti na istu lokaciju, radi vođenja diskusija i predavanja. Iako uglavnom nema preterane interakcije sa publikom, to ne mora biti pravilo i zavisi od samih predavača.
Uglavnom ih organizuju velike kompanije sa ciljem promocije određenih tema, jačanje sopstvenog brenda ili za predstavljanje poslovnih vrednosti koje se gaje. Organizujte seminar za pamćenje i imaćete veće šanse da se za vas pročuje u svetu biznisa.
U nastavku teksta smo i sami dali nekoliko saveta kako možete obaviti organizaciju seminara kao događaja koji će se dugo prepričavati.
Odaberite lokaciju sa svim potrebnim elementima
Kada se odlučite za organizaciju seminara, izbor lokacije bi trebao biti prvi na dnevnom redu. Razmislite o tome da li želite da se seminar održi u vašem gradu ili su vam ipak privlačne neke udaljene destinacije.
Nije retkost da se organizatori odluče za hotel na planini, gde će gostima iz sveta biznisa pružiti potpuni ugođaj jednog eduaktivnog putovanja uz turističke elemente.
Ono što je veoma bitno kod konačnog odabira lokacije jeste tehnička opremljenost prostora, dovoljan broj sala za predavanja, kao i mesto gde se može organizovati koktel i neobavezno druženje među posetiocima.
Odličan izbor su konferencijske sale prilagođene ovom tipu dešavanja. Odaberite lokaciju skladno vašim potrebama:
- broj gostiju;
- broj predavača;
- sadržaj za posetioce;
- trajanje seminara.
Ukoliko nemate dovoljno kapaciteta za organizaciju, za vas posao odabira lokacije i njegove pripreme može obaviti profesionalna agencija.
Osmislite sadržaj seminara
Organizacija seminara je sama po sebi zahtevna. Ne samo da se radi o ozbiljnom poslovnom događaju, već je u pitanju zahtevan logistički poduhvat u svakom smislu te reči.
Potrebno je pripremiti sadržaj, odnosno zanimljiva predavnja, korisne radionice, osmisliti način za opuštanje učesnica i još mnogo drugih stvari.
Za svaku od ovih aktivnosti se mora pronaći određena satnica, isplanirati utrošeno vreme i pauze. Ukoliko želite da seminar bude posećen, potrudite se da dovedete interesantne stručnjake iz vaše oblasti koji su odlični u scenskom nastupu.
U zavisnosti od njih će stepen interackije sa publikom biti manji ili veći, ali smo uvereni da odgovaranja na pitanja publike uvek prolaze.
Način na koji vi sami možete motivisati učesnike da se više aktiviraju jeste putem kvalitetnih radionica. Podelite ljude u timove, neka svako dobije sličan zadatak i komentar organizatora na kraju.
Potrebno je da prostor za rad bude adekvatno opremljen i prijatnog ambijenta.
Obavezno kreirajte agendu seminara, gde će biti jasno naznačena satnica predavanja i radionica, pauza, vreme za druženje, odmor i ručak. Tako će potencijalni učesnici moći da procene da li vredi odvojiti vreme i novac za događaj koji pripremate.
Odredite kapacitet učesnika
Ono što je veoma važno za održavanje događaja ovakvog karaktera jeste publika. Potrudite se da se što bolje reklamirate putem društvenih mreža i targetirate potencijalne učesnike što preciznije.
Verovatno je da ćete imati više učesnika ukoliko je seminar besplatan. Pa ipak, ukoliko želite da organizacija i predavači budu kvalitetniji, verovatno ćete morati da naplatite učestvovanje.
Ako posmatramo sa psihološke strane, potencijalni učesnici će vas verovatno ozbiljnije shvatiti i uvideti veći kvalitet ako se prisustvo bude naplaćivalo.
Predlog je da napravite određeni vid formulara za prijavu koji će vam finalno dati uvid u to koliko ćete gostiju imati. Prijave za kurseve, seminare i događaje sličnog tipa se mogu obaviti putem sajta direktno kontakt formom ili preko email-a kao zvaničnog kontakta za organizaciju.
Zabavan sadržaj kao dodatna pogodnost
Kakav ćete zabavan sadržaj prirediti zavisi od lokacije i dužine seminara.
Ukoliko je organizacija usmerena na samo jedan dan, na kraju predavanja, radionica i ostalog sadržaja organizujte koktel veče i korporativnu žurku, fotografisanje, proglašenje pobednika takmičenja sa radionica.
Svečano se oprostite od učesnika do sledećeg dešavanja.
Ako želite da sa druge strane omogućite dodatnu vrednost posetiocima seminara, organizujte obilaske važnih kulturnih i turističkih lokaliteta, koji se nalaze u vašem gradu.
Ove aktivnosti su naročito pogodne ukoliko učesnici dolaze iz drugih gradova i zemalja i seminar traje makar nekoliko dana. Pored edukativnog sadržaja, pojedince i druge firme će privući turistički potencijal lokacije koji mogu istraživati u slobodno vreme.
Neka se gosti osećaju apsolutno prijatno
Kada organizacija i pripreme događaja proteknu u najboljem redu, nema razloga da se i posetioci seminara ne osećaju zadovoljno. U unapred organizovanim pauzama prema agendi pripremite ukusnu hranu i ketering za ljubitelje slanih i slatkih specijaliteta.
Potrudite se da bude dovoljno osveženja i kafe kako bi gosti mogli da se fokusiraju isključivo na pripremljen sadržaj predavanja.
Odlična ideja je i pripremiti za sve posetioce mali znak pažnje koji će ih podsećati na prisustvo i motivisati da dođu i naredne godine. Na kraju podelite sertifikate za učestvovanje, koji se mogu koristiti i kao dokaz prisutnosti i slušanja predavanja.
Ostvarite pozitivan uticaj na razvoj karijere učesnika!
Organizacija događaja kao što su seminari veoma je ozbiljan poduhvat i ne savetuje se nekome bez iskustva. Za početak je najbolje uposliti agenciju koja će kompletan posao pripreme lokacije, tehničke podrške, keteringa i ostalih elemeneata obaviti umesto vas. Neka vaš seminar ostane upamćen kao pravi edukativno-zabavan događaj!
