Dobar plan je osnov uspeha! Ovo nije samo floskula već odavno praktično potvrđena istina koju treba staviti na prvo mesto u organizaciji bilo koje vrste događaja.
Ako pođemo od pretpostavke da ste dobili instrukcije tipa – vrsta korporativnog događaja: seminar, konferencija, prezentacija… sa definisanim ciljem i temom, prvo šta treba da uradite jeste da osmislite dobar plan.
Osnova svakog dobrog plana jeste terminski plan, a to znači da morate dobro da isplanirate vreme, od početka organizacije do dan nakon realizacije, kada se moraju predati izveštaji.
Temelji dobrog terminskog plana
Podelite vreme na celine i napravite spisak aktivnosti za svaku od njih! Zvuči jednostavno, ali je suština vrlo komplikovana iz razloga što sve detalje, poput slagalice, treba posložiti u svaku od celina. Proces dodatno komplikuje što za svaku od celina treba uključiti i druge ljude, one koji su deo tima za organizaciju pojedinih delova.
Recimo: u pripremnom delu potrebno je napraviti spisak učesnika, gostiju i eventulano zabavljača. Za uspešno organizovani korporativni događaj potrebno je na spisak staviti učesnike koji se tiču teme, svrhe ili cilja, iz kompanije, i to će verovatno biti lakši deo zadatka budući da se zna kome ćete se obratiti za pomoć.
Za spisak eksternih učesnika možete pitati isto odeljenje, ili viši menadžment. Uvid u predstojeći zadatak koji smo prezentovali je dokaz koliko je važno planirati vreme koje vam je potrebno da biste “otkačili” stavku po stavku.
Suština je da napravite spisak zadataka i da isplanirate sebi vreme potrebno da ih rešite, a da biste bili uspešni, svaku tako ukrštenu stavku (zadatak-vreme) postavite kao imperativ u kreiranju predstojećeg događaja.
Da se događaj ne otegne u nedogled
Ako ste zakazali salu za proslavu za predstojeći događaj onda se svakako potrudite da u restoranu imate lice za kontakt, nekoga s kim ćete planirati svaki detalj događaja. Ovo je jako bitno i zbog same organizacije, ali i da biste sebi uštedeli i vreme i trud.
Restorani su verzirani za organizacije i sigurno da će vam takva osoba biti od velike pomoći. Možda će vam ukazati i na neke stvari koje ste prevideli, ili predložiti efikasnije rešenje! Bitno je da se od nje ne krije ni jedan detalj i da bude apsolutno uključena u sve što ste planirali.
Plan realizacije događaja napravite u saradnji sa kontakt osobom iz restorana! Zašto je to bitno?!
Ako se, recimo radi o seminaru, čiji je početak zakazan za 10 časova ujutro, morate isplanirati i vreme koje je potrebno da se učesnici okupe. To je, na primer pola sata. Za pola sata okupljanja morate smisliti neku aktivnost koja će pristigle držati u uverenju da su deo profesionalne korporativne celine.
Da li ste planirali osveženje, nekoga ko će da ih dočeka, pokaže gde je garderoba, uputi u raspored prostorija, podeli programe i reklamni materijal? Svaka od ovih stavki zahteva i logistiku i vreme da se izvrši!
Loše isplanirana priprema može da dovede do situacije da na primer, pristigli ostave šoljice sa nepopijenom kafom, ili da ne dobiju svi program zato što je osoba koja je bila zadužena za doček morala da uputi nekog gosta na mesto predviđeno za ostavljanje garderobe.
Skriveno, a dobro isplanirano vreme u restoranu
Sa osobom za organizaciju ispred restorana dobro proverite, najbolje dan uoči događaja stavke koje se tiču:
∙ pripreme ozvučenja i video projektora- da li sve funkcioniše, koliko vremena treba da se oprema proveri pre samog početka (pretpostavka je da niste zakupili više dana za organizaciju događaja koji traje nekoliko sati)
∙ da li su dopremljeni reklamni panoi i koliko vremena treba da se postave
∙ posluženje pre i tokom događaja: koliko traje i koliko vremena i na koji način će se skupljati čaše, šoljice ili tanjirići tokom događaja- nemojte dozvoliti da se recimo bitno obraćanje prekida zato što neko iznosi svoju šoljicu koja mu smeta da hvata beleške!
∙ da li su svi ljudi koje ste planirali raspoloživi: od onoga ko će stajati na vratima do konobara ili osobe zadužene za podelu reklamnog materijala…
∙ za završetak proverite koliko je vremena potrebno da se sala isprazni, pokupi materijal koji ste koristili, isprazni hol i slično
Svaki detalj do onog dana kada budete sumirali rezultate, ili pisali izveštaj, košta ! Zbog toga je jako bitno da imate detaljan terminski plan i da ne dozvolite prevelika odstupanja!